Nếu bạn giống như hầu hết các nhà quản lý, khi mùa ngân sách đến gần, một trong những điều đầu tiên cần cắt giảm là "bảo trì công cụ". Người ta dễ dàng coi việc bảo trì là một khoản chi phí - tiền chi ra không có khả năng thu hồi ngay lập tức. Nhưng nếu bảo trì không phải là một khoản chi phí thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu đó là một khoản đầu tư – một khoản mang lại lợi nhuận dưới hình thức kéo dài tuổi thọ công cụ, giảm rủi ro tai nạn, trách nhiệm pháp lý thấp hơn và cải thiện tính tuân thủ? Bài viết này trình bày phân tích kinh tế chi tiết về việc bảo trì công cụ cách điện, sử dụng-dữ liệu và phép tính thực tế để cho thấy rằng việc bảo trì đúng cách không chỉ là phương pháp thực hành an toàn tốt – mà còn là hoạt động kinh doanh tốt. Cho dù bạn là người quản lý an toàn đang cố gắng biện minh cho ngân sách bảo trì, nhân viên thu mua đánh giá chi phí vòng đời hay giám đốc điều hành đưa ra các quyết định chiến lược, những con số trong bài viết này sẽ mang đến cho bạn một góc nhìn mới về bảo trì.
Tính kinh tế sai lầm của việc bỏ qua việc bảo trì
Chúng ta hãy bắt đầu với một kịch bản diễn ra ở các tổ chức trên khắp đất nước. Một công ty tiện ích quyết định cắt giảm ngân sách bảo trì dụng cụ cách điện từ 50.000 USD mỗi năm xuống còn 20.000 USD mỗi năm để đáp ứng mục tiêu ngân sách. Logic có vẻ hợp lý: tiết kiệm 30.000 đô la trong năm nay và sẽ không có điều gì xấu xảy ra. Ngoại trừ điều gì đó tồi tệ xảy ra. Hai năm sau, một công nhân bị thương khi một chiếc thang cách nhiệt bị hỏng trong quá trình sử dụng. Thang đã không được kiểm tra chất điện môi trong 3 năm và lớp cách điện bên trong bị suy giảm mà việc kiểm tra bằng mắt đã bỏ sót.
Chi phí trực tiếp của vụ tai nạn đó:
Yêu cầu bồi thường của người lao động: 250.000 USD
Trích dẫn OSHA: 75.000 USD
Giải quyết pháp lý: 500.000 USD
Mất năng suất và làm thêm giờ: 40.000 USD
Tổng cộng: $865.000
So sánh số tiền đó với khoản "tiết kiệm" từ việc cắt giảm bảo trì: $30.000 mỗi năm × 2 năm=tiết kiệm được $60.000. Vụ tai nạn tốn kém gấp 14 lần số tiền "tiết kiệm". Và điều này thậm chí còn chưa bao gồm các chi phí gián tiếp: thiệt hại về danh tiếng, tinh thần suy giảm, phí bảo hiểm cao hơn và chi phí về con người do tổn thương.
Đây là nền kinh tế sai lầm khi bỏ qua việc bảo trì. Bây giờ bạn tiết kiệm được một ít nhưng sau này bạn có nguy cơ mất đi rất nhiều. Bảo trì là bảo hiểm chống lại sự mất mát thảm khốc. Câu hỏi không phải là "Chúng ta có đủ khả năng để bảo trì các công cụ của mình không?" Câu hỏi là "Chúng ta có đủ khả năng không?"
Hiểu các thành phần chi phí của bảo trì
Để phân tích tính kinh tế của việc bảo trì, bạn cần hiểu chi phí bảo trì thực sự là bao nhiêu. Bảo trì không chỉ là một việc – nó là tập hợp các hoạt động, mỗi hoạt động đều có chi phí riêng. Chúng ta hãy chia nhỏ các thành phần chi phí điển hình cho một nhóm gồm 100 dụng cụ cách điện (thang, que nóng, thanh đo):
Kiểm tra trực quan:Chi phí nhân công cho việc-sử dụng trước và kiểm tra định kỳ. Giả sử 15 phút cho mỗi công cụ mỗi tháng, với mức lao động $30/giờ: 100 công cụ × 0,25 giờ × 12 tháng × $30=$9.000 mỗi năm.
Vệ sinh và bảo trì nhỏ:Vật tư làm sạch, sửa chữa nhỏ, bôi trơn. Giả sử $50 mỗi công cụ mỗi năm: 100 công cụ × $50=$5.000 mỗi năm.
Kiểm tra điện môi:chi phí thử nghiệm-của bên thứ ba hoặc-nội bộ. Giả sử $75 mỗi công cụ cho mỗi lần kiểm tra, được kiểm tra hàng năm: 100 công cụ × $75=$7.500 mỗi năm.
Các bộ phận thay thế:Chân thay thế, ổ khóa, bậc thang, v.v. Giả sử 10% công cụ cần các bộ phận hàng năm, trung bình $100 mỗi công cụ: 10 công cụ × $100=$1.000 mỗi năm.
Chi phí hành chính:Theo dõi, tài liệu, đào tạo. Giả sử $2.500 mỗi năm cho phần mềm hoặc thời gian hành chính.
Tổng chi phí bảo trì hàng năm:$9,000 + $5,000 + $7,500 + $1,000 + $2,500=$25.000 mỗi năm cho 100 công cụ.
Đó là $ 250 mỗi công cụ mỗi năm. Có vẻ như rất nhiều? Chúng ta hãy so sánh nó với chi phí của việc không bảo trì.
Chi phí bảo trì kém: Tính toán chi tiết
Chi phí bảo trì kém không chỉ là chi phí xảy ra tai nạn (không thể dự đoán chính xác). Nó cũng bao gồm:
Giảm tuổi thọ của dụng cụ:Một chiếc thang cách nhiệt-được bảo trì tốt có tuổi thọ 15 năm. Một chiếc thang được bảo trì kém có thể tồn tại được 8 năm. Đối với bậc thang $1.500, tức là $1.500 / 15=$100 mỗi năm so với $1.500 / 8=$187,50 mỗi năm. Thang được bảo trì kém đã tốn thêm 87,50 USD mỗi năm chỉ tính chi phí thay thế.
Lỗi dụng cụ trong quá trình sử dụng:Khi một công cụ bị lỗi trong quá trình sử dụng, nó thường không thể sửa chữa được và phải thay thế ngay lập tức. Chi phí thay thế khẩn cấp cao hơn thay thế theo kế hoạch (vận chuyển nhanh, giá cao). Giả sử 5% công cụ bị hỏng sớm do bảo trì kém: 100 công cụ × 5%=5 công cụ × $1,500=$7.500 mỗi năm cho chi phí thay thế ngoài dự kiến.
Thời gian ngừng hoạt động:Khi một công cụ bị hỏng, công việc sẽ dừng lại cho đến khi có được công cụ thay thế. Nếu một đội không thể làm việc trong một ngày vì thang cách nhiệt của họ bị hỏng thì đó là ngày năng suất bị giảm. Với mức 1.000 USD mỗi ngày cho mỗi phi hành đoàn (chi phí lao động), số tiền đó sẽ tăng lên nhanh chóng.
Trích dẫn của OSHA:Tiền phạt của OSHA cho việc bảo trì không đầy đủ có thể dao động từ 5.000 USD đến 75.000 USD cho mỗi lần vi phạm. Nếu chúng ta giả định xác suất trích dẫn là 10% mỗi năm do bảo trì kém và trích dẫn trung bình là 25.000 USD thì chi phí dự kiến là 2.500 USD mỗi năm.
Danh tiếng và tinh thần:Những điều này rất khó để định lượng, nhưng chúng là có thật. Tai nạn gây tổn hại đến danh tiếng, khiến việc thu hút khách hàng và nhân viên trở nên khó khăn hơn. Tinh thần thấp dẫn đến doanh thu cao hơn, làm tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo.
Tính toán mẫu: Nhóm 100 công cụ trong hơn 10 năm
Với việc bảo trì thích hợp:
Chi phí bảo trì hàng năm: 25.000 USD
Thay thế công cụ (cứ sau 15 năm): trung bình 10.000 USD mỗi năm (thay thế 6-7 công cụ mỗi năm)
Chi phí tai nạn dự kiến (giả sử xác suất hàng năm là 0,5%, chi phí trung bình 500.000 USD): 2.500 USD mỗi năm
Tổng chi phí hàng năm: $25,000 + $10,000 + $2,500=$37.500 mỗi năm
Chi phí 10 năm: 375.000 USD
Nếu không bảo trì thích hợp:
Chi phí bảo trì hàng năm: 10.000 USD (chương trình giảm)
Thay thế công cụ (8 năm một lần): trung bình $18,750 mỗi năm (thay thế 12-13 công cụ mỗi năm)
Chi phí tai nạn dự kiến (giả sử xác suất hàng năm là 2%, chi phí trung bình 500.000 USD): 10.000 USD mỗi năm
Chi phí trích dẫn OSHA dự kiến: 2.500 USD mỗi năm
Tổng chi phí hàng năm: $10,000 + $18,750 + $10,000 + $2,500=$41.250 mỗi năm
Chi phí 10 năm: 412.500 USD
Sự khác biệt:Việc bảo trì thích hợp sẽ tiết kiệm được 37.500 USD trong 10 năm, ngay cả khi chưa tính chi phí về con người do tai nạn.
Tính toán này cho thấy việc bảo trì không chỉ mang lại sự an toàn tốt mà còn mang lại hiệu quả kinh tế tốt. Chương trình bảo trì "đắt tiền" thực sự có chi phí thấp hơn về lâu dài so với chương trình "rẻ tiền" bỏ qua việc bảo trì. Khoản tiết kiệm đến từ việc kéo dài tuổi thọ dụng cụ, giảm thiểu hư hỏng và giảm nguy cơ tai nạn.
ROI của các hoạt động bảo trì cụ thể
Không phải tất cả các hoạt động bảo trì đều được thực hiện như nhau. Một số mang lại lợi tức đầu tư (ROI) cao, số khác mang lại ROI thấp hơn. Hiểu được hoạt động nào mang lại ROI tốt nhất giúp bạn phân bổ ngân sách bảo trì một cách hiệu quả.
Trước-sử dụng kiểm tra trực quan:Điều này có ROI cao nhất so với bất kỳ hoạt động bảo trì nào. Việc này hầu như không tốn kém gì (công nhân đã có mặt-tại công trường và xử lý các công cụ), nhưng nó sẽ phát hiện được vấn đề trước khi chúng dẫn đến thất bại. ROI gần như vô hạn vì chi phí quá thấp và lợi ích tiềm năng (ngăn ngừa tai nạn) lại rất cao.
Kiểm tra điện môi:Điều này có ROI cao nhưng không cao bằng kiểm tra trực quan. Thử nghiệm điện môi tốn tiền (phí thử nghiệm hoặc thiết bị và nhân công để-thử nghiệm tại nhà), nhưng nó phát hiện các vấn đề về cách điện mà việc kiểm tra bằng mắt thường bỏ sót. Đối với các công cụ được sử dụng thường xuyên, ROI là dương. Đối với các công cụ hiếm khi được sử dụng, ROI có thể thấp hơn nhưng sự an tâm có thể bù đắp được chi phí.
Làm sạch và bôi trơn:Chúng có ROI vừa phải. Chúng kéo dài tuổi thọ dụng cụ và ngăn chặn các vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn. Chi phí thấp và lợi ích là có thật nhưng không đáng kể.
Thay thế các bộ phận bị mòn:Điều này có ROI cao nếu được thực hiện một cách chủ động. Thay ổ khóa hoặc chân bị mòn rất rẻ. Chờ đợi cho đến khi chúng hỏng và gây ra tai nạn hoặc hư hỏng dụng cụ là rất tốn kém. Thay thế chủ động luôn rẻ hơn sửa chữa phản ứng.
Dựa trên ROI, mức độ ưu tiên cho ngân sách bảo trì sẽ là:
1. Kiểm tra trực quan-trước khi sử dụng (đào tạo công nhân, cung cấp danh sách kiểm tra) – mức độ ưu tiên cao nhất
2. Kiểm tra điện môi (xây dựng lịch trình dựa trên mức độ sử dụng) – mức độ ưu tiên cao
3. Chủ động thay thế các bộ phận bị mòn – ưu tiên cao
4. Làm sạch và bôi trơn – ưu tiên vừa phải
Trong giới hạn ngân sách, trước tiên hãy tài trợ cho các hoạt động-ROI cao nhất.
Xây dựng trường hợp kinh doanh cho ngân sách bảo trì
Nếu bạn là người quản lý an toàn đang cố gắng đảm bảo ngân sách bảo trì, bạn cần nói được ngôn ngữ kinh doanh: ROI, chi phí-lợi ích, quản lý rủi ro. Đây là cách xây dựng một đề án kinh doanh hấp dẫn:
Bước 1: Định lượng chi phí hiện tại.Bây giờ bạn chi bao nhiêu cho việc bảo trì? Bạn đã thay thế bao nhiêu công cụ trong 3 năm qua? Có bao nhiêu vụ tai nạn hoặc suýt{1}} suýt va chạm đã xảy ra? Chi phí là bao nhiêu? Dữ liệu này cung cấp đường cơ sở.
Bước 2: Định lượng lợi ích của việc bảo trì được cải thiện.Sử dụng các tính toán trong bài viết này để ước tính mức tiết kiệm chi phí nhờ kéo dài tuổi thọ dụng cụ, giảm hư hỏng và giảm rủi ro tai nạn. Hãy thận trọng trong ước tính của bạn – đừng hứa hẹn quá mức.
Bước 3: Tính ROI.ROI=(Lợi ích - Chi phí) / Chi phí. Nếu chương trình bảo trì trị giá 25.000 USD tiết kiệm được 37.500 USD mỗi năm thì ROI là ($37,500 - $25.000) / $25,000=50%. Đó là ROI tuyệt vời cho bất kỳ khoản đầu tư kinh doanh nào.
Bước 4: Trình bày rủi ro.Các nhà điều hành hiểu rõ rủi ro. Cho họ thấy chi phí tiềm ẩn của một vụ tai nạn (sử dụng các ví dụ thực tế trong ngành của bạn). Hãy so sánh điều đó với chi phí bảo trì. Sự tương phản thường rất rõ ràng.
Bước 5: Đề xuất thí điểm.Nếu các nhà điều hành còn do dự, hãy đề xuất một chương trình thí điểm. Triển khai bảo trì nâng cao cho một đội hoặc một loại công cụ. Đo lường kết quả. Sử dụng kết quả thí điểm để biện minh cho việc mở rộng chương trình.
Thông điệp chính dành cho các nhà điều hành
Bảo trì không phải là trung tâm chi phí - đó là khoản đầu tư quản lý rủi ro. Câu hỏi không phải là liệu bạn có đủ khả năng để bảo trì các công cụ của mình hay không. Câu hỏi là liệu bạn có đủ khả năng không. Một tai nạn có thể tốn hơn 10 năm bảo trì. Hãy đầu tư thông minh.
Bảo trì như một chỉ số văn hóa
Ngoài kinh tế trực tiếp, việc duy trì (hoặc thiếu nó) là một chỉ số về văn hóa tổ chức. Các tổ chức ưu tiên bảo trì thường là những tổ chức ưu tiên sự an toàn, chất lượng và tư duy-dài hạn. Các tổ chức bỏ bê việc bảo trì có xu hướng phản ứng,-tập trung vào ngắn hạn- và dễ gặp tai nạn.
Thông báo của nhà đầu tư, khách hàng và nhân viên. Một công ty tiện ích có danh tiếng về khả năng bảo trì xuất sắc sẽ hấp dẫn hơn đối với các nhà đầu tư, được khách hàng tin tưởng hơn và có nhiều khả năng thu hút và giữ chân những nhân viên chất lượng. Những lợi ích vô hình này có giá trị kinh tế thực sự, ngay cả khi chúng khó định lượng.
Ngược lại, một tổ chức nổi tiếng về bảo trì kém có thể phải đối mặt với phí bảo hiểm cao hơn, khó thu hút hợp đồng (đặc biệt là các hợp đồng của chính phủ yêu cầu chứng nhận an toàn) và thách thức trong tuyển dụng. Không nên đánh giá thấp tác động kinh tế của danh tiếng.
Kết luận: Nền kinh tế rõ ràng – Hãy duy trì công cụ của bạn
Tính kinh tế của việc bảo trì dụng cụ cách điện rất rõ ràng: bảo trì đúng cách sẽ tiết kiệm tiền về lâu dài. Nó kéo dài tuổi thọ công cụ, giảm hư hỏng, giảm rủi ro tai nạn và cải thiện sự tuân thủ. Nó cung cấp ROI tích cực. Và nó bảo vệ tài sản quý giá nhất của bạn – con người của bạn.
Có, chi phí bảo trì phải trả trước. Nhưng số tiền đó là khoản đầu tư chứ không phải chi phí. Giống như bất kỳ khoản đầu tư tốt nào, nó sẽ mang lại lợi nhuận theo thời gian. Lợi nhuận có thể không rõ ràng như tăng trưởng doanh thu hoặc giảm chi phí ở các lĩnh vực khác, nhưng chúng là có thật và rất đáng kể.
Vì vậy, lần tới khi ai đó đề nghị cắt giảm ngân sách bảo trì để tiết kiệm tiền, hãy cho họ xem các con số. Cho họ xem phép tính trong bài viết này. Cho họ xem những-ví dụ thực tế về những gì xảy ra khi bỏ qua việc bảo trì. Và nhắc nhở họ rằng chi phí bảo trì rất nhỏ so với chi phí xảy ra tai nạn.
Bởi vì suy cho cùng, không có phép tính tài chính nào quan trọng hơn điều này: việc bảo trì sẽ cứu mạng sống. Và đó là ROI tốt nhất trong tất cả.
Cho dù bạn đang quản lý một nhóm gồm 10 công cụ hay 1.000 công cụ thì nguyên tắc đều giống nhau: bảo trì chúng đúng cách. Kiểm tra chúng thường xuyên. Kiểm tra chúng định kỳ. Thay thế chúng khi cần thiết. Ghi lại mọi thứ. Và luôn ưu tiên sự an toàn hơn là tiết kiệm-ngắn hạn.
Công nhân của bạn, lợi nhuận của bạn và lương tâm của bạn sẽ cảm ơn bạn.
Tài liệu tham khảo
Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khoẻ Nghề nghiệp (OSHA). Trường hợp kinh doanh vì sự an toàn và sức khỏe. Bộ Lao động Hoa Kỳ, 2023.
Hội đồng An toàn Quốc gia (NSC). Chi phí cho thương tích và bệnh tật tại nơi làm việc. NSC, 2023.
Hiệp hội Chuyên gia An toàn Hoa Kỳ (ASSP). Lợi tức đầu tư cho đầu tư an toàn. ASSP, 2022.
Tạp chí nghiên cứu an toàn. “Phân tích kinh tế của các chương trình an toàn nơi làm việc.” Elsevier, 2023.
An toàn và Vận hành Tiện ích (USO). Thực tiễn tốt nhất trong quản lý công cụ tiện ích. USO, 2023.
Viện nghiên cứu năng lượng điện (EPRI). Phân tích chi phí vòng đời của thiết bị an toàn điện. Báo cáo kỹ thuật EPRI, 2022.
